[웹인] Gmail (8) - CR 및 부재 중 응답

본 게시물에서는 미리 준비된 답변(Canned Responses, CR)과 부재 중 자동응답 기능에 대해 알아보자.

[미리 준비된 답변(CR)]은 동일한 내용의 메일을 반복적으로 작성할 때 효과적이다. [미리 준비된 답변(CR)]을 설정하기 위해, [환경설정]-[환경설정]을 누른다.

[환경설정]에 있는 [실험실]을 누른다. Gmail의 실험실은 공식적으로 출시되지 않은 기능을 미리 사용할 수 있는 부가 기능(Add-On) 기능이다. 실험실에는 효율적인 기능이 많이 있기 때문에 연동하면 Gmail의 사용성을 월등히 높일 수 있다.

[미리 준비된 답변(CR) 사용하기]를 찾아 [사용]에 체크한다.

그리고 실험실의 아랫쪽으로 이동하여 [변경사항 저장]을 누른다.

이제 [미리 준비된 답변(CR)]을 작성하기 위해 [편지쓰기] 버튼을 누른다.

메일 내용을 작성한 후 기록해두는 방식이다. [옵션 더보기]-[미리 준비된 답변(CR)]-[새로운 미리 준비된 답변]을 누른다.

[미리 준비된 답변(CR)]의 이름을 입력하고 [확인]을 누른다.

이렇게 기록된 [미리 준비된 답변(CR)]을 이용하여 메일을 보내보자. [옵션 더보기]-[미리 준비된 답변(CR)]-[결과 게시 전 답변]을 누른다.

수신자와 제목을 입력한 후 [보내기] 버튼을 누르면 간편하게 메일을 보낼 수 있다. 특정 문구를 반복적으로 작성할 때 효과적이다. 

이번에는 [미리 준비된 답변(CR)]을 자동으로 발송해보자. 우리가 앞서 다룬 [필터]를 이용하면 자동 발송이 가능하다. [환경설정]-[필터]에서 새로운 필터를 만들고 [포함하는 단어]에 연관된 단어를 나열한 후 [이 검색 기준으로 필터 만들기]를 누른다. [포함하는 단어]는 제목과 메일 내용에 해당 단어가 있을 때 동작하게 된다. 

[포함하는 단어]에 해당하는 메일에 대하여 적절한 라벨을 적용하고 [미리 준비된 답변 보내기]에 체크하고 해당 답변을 선택한다. 본 예에서는 [결과 게시 전 답변]을 선택한다. [필터]에서 [미리 준비된 답변 보내기]는 [미리 준비된 답변(CR)]이 있을 경우에만 나타난다. [필터 만들기] 버튼을 눌러 마무리한다.

만약, 메일 발신자가 "심의", "결과" 등을 제목이나 본문에 포함하여 메일을 발신했다고 가정하자.

그러면 수신자는 필터에서 설정한 라벨이 붙은 메일을 아래 그림과 같이 받게 된다.

발신자가 보낸 메일이 수신자에게 도착하는 순간, 필터를 통해 자동으로 발송된 [미리 준비된 답변(CR)]이 수신자의 Gmail로부터 자동으로 발송되어, 메일 발송자는 아래 그림과 같이 답변을 받게 된다.

발신자는 메일을 클릭하면 [미리 준비된 답변(CR)] 내용을 확인하게 된다.

다음은 [부재중 자동응답 기능]을 설정해보자. 먼저, [환경설정]-[환경설정]을 누른다.

[환경설정]에 있는 [기본설정]을 누르고 [부재중 자동응답 켜기]에 체크한 후, [시작일]을 정한다.

부재중 기간의 [종료일]을 설정한다.

부재중 자동응답의 [제목]과 [메시지]를 입력하고, [변경사항 저장]을 누른다. 그러면 출장 또는 휴가 중에 메일이 도착한다면 상대방에게 자동으로 답변을 보내게 된다.