[웹인] Gmail (7) - 필터

Gmail은 반복적으로 해야하는 수작업을 자동화하기 위해 앞서 다룬 검색 기능을 확장하여 필터라는 기능을 만들어 두었다. 본 게시물에서는 필터를 이용하여 라벨을 자동으로 붙여보도록 한다.

[홍상윤]의 메일에 다시 라벨을 붙여보자. 본 게시물에서는 [라벨] 버튼을 누르고 [웹과인터넷234]라는 라벨을 적용해보았다.

그러면 메일 본문에는 기본적으로 할당된 [받은편지함] 라벨과 사용자 정의 라벨인 [웹과인터넷234]가 나타나는 것을 볼 수 있다.

[받은편지함] 라벨을 누르면 [홍상윤]의 메일 제목에 [웹과인터넷234] 라벨이 붙어 있는 것을 확인할 수 있다.

[웹과인터넷234] 라벨을 누르면 [홍상윤]의 메일에 [받은편지함] 라벨이 붙어 있는 것 또한 확인할 수 있다.

이때 다시 [홍상윤]으로부터 메일이 도착했다고 했을 때, 새로 도착한 [홍상윤]의 메일에는 [웹과인터넷234] 라벨이 붙어 있지 않은 것을 알 수 있다. 지금까지 우리가 수작업으로 라벨을 붙였기 때문이다. [홍상윤]이 "웹과인터넷 234교시" 그룹이어서 그에 맞는 라벨을 붙이고자 할 때에는 앞서 우리가 했던 작업을 다시 반복해야만 한다.

Gmail은 이러한 반복적인 수작업을 자동으로 할 수 있도록 필터 기능을 제공하고 있다. [홍상윤]의 메일 제목을 눌러 본문을 펼친 후, [답장] 버튼 옆에 있는 [추가작업] 버튼을 누르고 [메일 필터링]을 실행한다.

그러면 앞서 우리가 다룬 고급 검색 화면과 동일한 화면이 나타나는 것을 확인할 수 있다. [필터]의 조건으로 [보낸사람]에 [홍상윤]의 메일 주소가 나타나 있으면 [이 검색 기준으로 필터 만들기]를 누른다.

[라벨 적용]에 체크한 후, [웹과인터넷234] 라벨을 선택한다. 그리고 [필터 만들기] 버튼을 눌러 마무리하자.

다시, [홍상윤]으로부터 메일이 도착하면 아래 그림과 같이 [웹과인터넷234] 라벨이 자동으로 할당된다.

Gmail의 라벨 영역에서도 [받은편지함] 라벨 뿐만 아니라 [웹과인터넷234] 라벨에도 동시에 메일 수신이 이루어진다. 정확히는 해당 라벨들이 붙은 새로운 메일이 도착했다는 표현이 맞을 것이다.

그렇다면 [받은편지함] 라벨 없이 바로 [웹과인터넷234] 라벨만 할당하여, 마치 [웹과인터넷234] 라벨로 [이동]하는 효과를 낼 수는 없을까? 이를 위하여 필터를 수정해보자. [환경설정]-[환경설정]을 누른다.

[환경설정]에서 [필터]를 누르면 방금 정의한 필터를 확인할 수 있다.

해당 필터의 오른쪽 화면에 있는 [수정] 버튼을 누른다.

[필터]의 조건을 나타내는 [보낸사람]이 나타나면 [계속]을 누른다.

여기서 [받은편지함 건너뛰기 (보관)]에 체크하고 [필터 업데이트]를 누른다.

[받은편지함 건너뛰기 (보관)]은 메일에서 [받은편지함] 라벨을 삭제하겠다는 의미이다. 결국, [홍상윤]으로부터 새로운 메일이 도착하면 [받은편지함] 라벨에는 나타나지 않고 사용자 정의 라벨인 [웹과인터넷234] 라벨에만 나타나게 된다.

이번에는 많은 사람들의 메일에 라벨을 자동으로 할당할 경우를 생각해보자. 매번 각 사람에 대해서 필터를 정의할 수 있겠지만, 이것도 자동으로 할 수 있다면 편리할 것이다. [환경설정]-[환경설정]을 누른다.

[환경설정]에서 [필터]를 누르고 [새 필터 만들기]를 누른다.

[보낸사람]에서 주소록의 [웹과인터넷234] 그룹 라벨을 선택한다고 가정하자.

앞 단계에서 [이 검색 기준으로 필터 만들기]를 누르면 다음과 같은 메시지가 나오면서 필터를 진행할 수 없다. 이는 고급 검색에서 다루었듯이, [보낸사람]은 각각을 OR 연산자로 연결해주어야 하는데, 많은 인원이라면 이렇게 하는 건 무리가 따른다.

이러한 경우에는 메일 제목을 어느 정도 통일한 후 메일 제목을 필터링하는 방법이 더 효과적이다. [제목]에 "웹, 인터넷, 234"라는 단어를 나열하고 [이 검색 기준으로 필터 만들기]를 누른다.

[라벨 적용]에 체크 후, [웹과인터넷234] 라벨을 선택하고 [필터 만들기]를 누른다.

만약, 아래와 같이 필터가 만들어져 있다면 "웹과인터넷 234교시"에 속해 있는 [홍상윤]은 첫 번째 필터에 적용된다. 같은 라벨에 대해서는 필터가 순서대로 적용되기 때문이다. 여기서는 첫 번째 필터를 삭제하도록 한다.

이제 메일 제목에 대한 필터만 남기고 테스트를 진행한다.

메일 제목에 "웹과인터넷234"이 포함되어 있는 메일이 도착하면, 아래 그림과 같이 [웹과인터넷234] 라벨이 자동으로 할당된다.

Gmail의 라벨 영역에서도 [받은편지함] 라벨 뿐만 아니라 [웹과인터넷234] 라벨에도 동시에 메일 수신이 이루어진다. 

끝으로 수신되는 메일에 여러개의 라벨을 붙여보자. 방법은 간단하다. 동일한 필터 조건에 여러 라벨을 할당해주면 된다. [홍상윤]의 메일에 [구글] 라벨을 할당하는 필터를 하나 만든다.

그리고 또 다시 [홍상윤]의 메일에 [웹과인터넷234] 라벨을 할당하는 필터를 만든다. 여기서는 [보낸사람]에 대해서만 수행하였지만 다른 항목에서도 동일하게 적용하면 된다.

[홍상윤]으로부터 새로운 메일이 도착하면 [구글], [웹과인터넷234] 라벨이 자동으로 할당된다.

Gmail의 라벨 영역에서도 [받은편지함] 라벨 뿐만 아니라 [구글], [웹과인터넷234] 라벨에도 동시에 메일 수신이 이루어진다.