[웹인] Google 드라이브 (5) - 문서 공유하기

본 게시물에서는 특정 또는 불특정 대상자와 Google 문서를 공유하는 방법에 대해 알아보자.

Google 문서를 공유한다는 것은 자신의 문서를 다른 사람들에게 복사본을 준다는 것이 아닌 원본을 공유하여 함께 작성하고 수정한다는 의미이다. 즉, 협업이 가능하게 하는 기능이 Google 문서 공유이다. Google 드라이브에서 공유하고자 하는 파일을 선택한 후 [공유] 버튼을 누른다.

[공유 설정] 창에 있는 [초대할 사용자]에 특정 사용자의 구글(Gmail) 계정을 입력하고 공유 권한을 지정한 후 [공유 및 저장]을 누른다. 공유가 되었을 때 상대방에게 알림을 보내기 위해 [이메일 알림 보내기]에 항상 체크를 하도록 한다. 공유 권한은 [수정 가능], [댓글 작성 기능], [보기 기능]이 있는데 [수정 가능]은 함께 문서를 작성할 수 있고, [댓글 작성 기능]은 메모만 추가할 수 있으며, [보기 기능]은 본문 수정과 메모 추가는 불가능하고 내용만 볼 수만 있는 권한이다. 참고로, [초대할 사용자]에는 주소록의 그룹도 지정이 가능하다.

특정 사용자와 공유가 되면 공유 대상자 이름이 [액세스 권한이 있는 사용자]에 나타난다.

그리고 Google 드라이브를 볼면 공유 대상 문서에 [공유한 문서]라는 주석이 나타난다.

Google 드라이브의 안드로이드 모바일 앱에서도 공유 대상 문서에는 여러 사람 모양의 작은 아이콘이 나타나게 된다.

iOS 모바일 앱에서도 공유 대상 문서에는 여러 사람 모양의 작은 아이콘이 나타나게 된다.

공유 대상자의 Gmail에는 Google 문서가 누구로부터 공유되었다는 알림 메일을 수신된다. 링크된 파일명을 누르면 해당 문서 도구가 연동되면서 내용을 확인할 수 있다. 여기서 Google 스프레드시트인 [1분기판매량]을 눌러보자.

그러면 Google 스프레드시트이 실행되며 해당 파일의 내용이 나타난다.

공유 대상자의 Google 드라이브에 있는 [공유 문서함]을 열어보면 공유된 문서 파일을 볼 수 있다.

이번에는 불특정 다수에게 Google 문서를 공유하는 방법을 살펴본다. Google 드라이브에서 공유하고자 하는 파일을 선택한 후 [공유] 버튼을 누른다.

[공유 설정] 창이 나타나면 [액세스 권한이 있는 사용자]에 있는 [변경] 링크를 누른다.

[링크가 있는 모든 사용자에게 공개]를 선택한 후 [저장] 버튼을 누른다. 이 권한을 지정하면 Google 드라이브의 로그인 여부와 상관없이 링크를 누른 모든 사용자는 자유롭게 해당 문서에 접근이 가능하게 된다.

다시 [공유 설정] 창으로 돌아오면 [공유할 링크]를 복사한다.

방금 복사한 링크를 페이스북, 블로그 등에 등록하거나 메신저를 통해 전달하여 파일 내용을 공개할 수 있다. 여기서는 페이스북에 공개하였다.

페이스북과 같이 공개된 곳에 등록된 링크는 불특정자가 누를 수 있다. 누군가가 Google 스프레드시트에 대한 링크를 눌렀다고 가정하자.

그러면 링크를 누른 대상자의 Google 스프레드시트에 해당 문서의 내용이 나타나게 된다.