[웹인] Google 캘린더 (4) - 캘린더와 일정 등록 및 초대장 발송

본 게시물에서는 새 캘린더와 일정을 등록해보고 일정 참여자에게 초대장을 발송하여 참석 여부를 확인하는 방법을 알아보자.

만약 모임 또는 사내 업무에 대한 일정을 관리하고자 한다면, 모든 일정을 하나의 캘린더에서 관리하는 것보다 여러 캘린더로 분류하여 관리하는 것이 더 효율적이다. Google 캘린더 왼쪽에 있는 [내 캘린더]의 확장 버튼을 누르고 [새 캘린더 만들기]를 실행한다.

[캘린더 이름]에 새 캘린더 이름을 입력한다. [설명]에는 새 캘린더 목적을 작성한다.

여러 사람이 협업하는 모임 또는 업무에 대한 캘린더라면, 관련된 사람들과 캘린더를 공유할 필요가 있다. 이때 [특정 사용자와 공유]에 있는 [사용자]에 관련자의 구글(Gmail) 계정을 입력하고 [사용자 추가] 버튼을 누른다.

협업하는 사용자에게 캘린더에 대한 적합한 권한을 부여하고 [캘린더 만들기] 버튼을 누른다.

※ 일정 변경 및 공유 관리: 캘린더를 처음 만든 사람과 동일한 권한으로 일정 보기, 만들기, 수정하기, 공유하기, 삭제하기 등이 가능

※ 일정 변경: 일정을 조회하거나 수정 가능

※ 모든 일정 세부 정보 보기: 일정을 볼 수 있으나 수정 불가능

※ 한가함/바쁨 정보만 보기(세부정보는 숨김): 한가함, 바쁨 정보만 볼 수 있고 다른 정보는 확인 불가능

그러면 Google 캘린더 왼쪽에 새로 만든 캘린더(본 예에서는 [앱 개발 일정])가 등록된다.

새로운 캘린더에 일정을 등록해보자. 쉽게 등록하는 방법은 여러분이 계획하는 시간대에 마우스 클릭 후 드래그한다. (본 예에서는 오전 10시부터 오후 12시까지 드래그하였다.) 바로, 팝업 창이 나오면 [내용]과 [캘린더] 종류를 등록하고 [일정 만들기] 버튼을 누른다.

만약, 일정 시간을 수정해야 한다면, 등록된 일정 위에 마우스를 올리고 [=] 표시가 나타나면 마우스 클릭 후 드래그한다.

그러면 아래 그림과 같이 해당 일정 영역이 수정되는 것을 확인할 수 있다.

해당 일정의 날짜 또는 요일을 수정해야 한다면 등록된 일정을 마우스 클릭 한 후 해당 날짜 또는 요일로 드래그한다.

이번에는 Google 캘린더 왼쪽에 있는 [만들기] 버튼을 이용하여 일정을 등록해보자.

[만들기] 버튼을 누르면 세부 일정 페이지가 나타나, 일정 제목과 시간대, 장소를 등록할 수 있다. [장소]에 입력된 곳은 [초대장] 기능을 통해 [Google Maps]에 나타나게 된다. 여기서 바로 [캘린더]의 종류를 지정하고 [저장] 버튼을 누르면 해당 일정이 등록된다.

만약 해당 일정에 참석자가 있다면 구글(Gmail) 계정을 [참석자 추가]에 입력하고 [참석자의 권한]을 지정한 후 [추가] 버튼을 누른다.

그러면 일정을 만든 사람과 참석자가 아래 그림과 같이 등록된다.

일정 시간 시작 전 알림을 받고자 할 때는 [알림 추가] 버튼을 누르고 알림 종류와 시간을 설정한다. 

[캘린더]의 종류를 선택하고 [저장] 버튼을 누른다.

그러면 참여자의 이메일로 초대장을 발송하는 창이 나타난다. [초대장을 보내시겠습니까?]라는 창에 있는 [보내기] 버튼을 누른다. 

초대장이 발송된 후, Google 캘린더 메일 화면에는 신규 일정이 등록된다.

일정 참여자의 Google 캘린더에도 신규 일정이 자동으로 표시된다.

동시에 일정 참여자의 Gmail로 초대장 메일이 발송되며, 참석 여부에 응답을 할 수 있다. 참여자의 Google 캘린더 일정을 선택해도 참석 여부에 응답을 할 수 있다.

초대장 메일에 있는 장소는 [Google Maps]로 위치 확인이 가능하다. 아래 그림에 붉게 표시한 [map]을 누른다.

그러면 [Google Maps]에 해당 위치가 표시된다.

 위치까지 확인을 마치면 참석 여부에 [예]를 누른다.

참석자가 참석 여부를 수락하면 일정을 처음 만든 사람의 Gmail로 참여자가 수락했다는 메일이 도착된다.

일정을 만든 사람이 Google 캘린더의 해당 일정을 선택하고 들어가면 참석자가 있다는 의미로 [네, 참석합니다.]라는 메시지가 나타난다. 

참석 동의자의 구글(Gmail) 계정 앞에는 [√] 표시가 나타나며, [참석자에게 이메일 보내기]를 눌러 참석자에게 추가 메일을 보낼 수 있고, [참석자 추가] 링크를 눌러 새로운 참석자를 추가할 수 있다.